DR Tips for FSQ: Apakah yang Masuk Lebih Dulu Harus Selalu Dikeluarkan Lebih Dulu?

Idealnya, seperti Anda ketahui, setiap material maupun produk yang datang lebih awal semestinya selalu digunakan atau dikeluarkan atau dikirim lebih dahulu. Prinsip ini kita kenal dengan nama FIFO (First In First Out).

Namun ada kalanya kondisi ideal tidak tercapai. Contohnya, saat supplier Anda tidak mengirimkan material sesuai urutan tanggal produksinya. Material yang datang hari ini diproduksi lebih dulu dibanding material yang datang minggu lalu. Atau, contoh lainnya, produk yang Anda produksi empat hari yang lalu ada yang dicurigai bermasalah, sehingga harus di-”hold” sebelum masuk gudang. Akibatnya, produk yang diproduksi dua hari yang lalu masuk ke gudang terlebih dahulu.

Pada kondisi seperti ini, apakah material/produk yang masuk lebih dulu tetap harus digunakan/dikeluarkan lebih dulu? Tentunya, untuk bahan pangan, tolok ukur yang harus lebih diutamakan adalah waktu kadaluarsa. Dengan demikian, untuk kasus ini yang lebih tepat diterapkan adalah prinsip FEFO (First Expired First Out).

Untuk menjamin prinsip FIFO/FEFO dijalankan secara efektif, beberapa hal berikut perlu Anda perhatikan :

1. Pastikan supplier Anda mengirimkan material dengan tanggal produksi/kadaluarsa yang berurut dari waktu ke waktu
2. Bila supplier mengirimkan material lebih dari satu kode produksi/kadaluarsa dalam satu pengiriman, maka batasi variasi kode produksi/kadaluarsa (misal, maksimal 3 kode berbeda). Minta supplier Anda untuk memisahkan kode-kode tersebut selama pengiriman sehingga memudahkan pengecekan jumlah material untuk masing-masing kode dan memudahkan pemisahan pada saat kedatangan
3. Pisahkan material/produk yang memiliki kode produksi/kadaluarsa berbeda pada palet yang berbeda di tempat penyimpanan dan lakukan pencatatan untuk masing-masing lokasi palet disertai kode produksi/kadaluarsanya (bisa menggunakan kartu stok manual atau sistem komputerisasi)
4. Jika sulit dipisahkan karena keterbatasan lokasi penyimpanan, Anda bisa melakukan penyimpanan lebih dari satu kode pada satu palet. Penumpukan dilakukan dengan meletakkan “kode terjauh” di bawah dan “kode terdekat” di atas. Berikan pembatas yang jelas
5. Setiap produk diletakkan di lokasi dengan alamat yang jelas dan terdapat kesesuaian kode antara catatan dan aktual (fisik barang) untuk memastikan tidak ada pengambilan barang dengan kode yang salah
6. Jika penyimpanan tidak dilakukan dengan sistem ”racking”, maka Anda bisa melakukan pengaturan setiap kedatangan barang. Barang dengan ”kadaluarsa terlama” diletakkan di belakang dan barang dengan ”kadaluarsa tercepat” dipindahkan ke depan sehingga memudahkan pengambilan
7. Pastikan Anda menghabiskan barang dengan kode sebelumnya sebelum menggunakan kode berikutnya
8. Jumlah material/produk per kode harus selalu bisa diketahui setiap saat (secara manual ataupun sistem komputer)
9. Lakukan pengecekan jumlah fisik material/produk per masing-masing kode secara berkala untuk mencegah terjadinya kadaluarsa di gudang
10. Pencatatan pemakaian material maupun pengiriman produk harus selalu dilakukan dengan mencantumkan kode. Jika terdapat barang berstatus ”hold” yang sudah di”release”, maka langsung digunakan disertai pencatatan mengenai penggunnaannya.