DR Tips for FSQ: Hanya Untuk yang Sering Mengirim Produk Bermasalah

Pernahkah perusahaan Anda mengirimkan produk yang akhirnya ditolak oleh pelanggan? Bisa jadi hal ini sulit dihindari karena sumber masalah bisa timbul mulai dari material, penyimpanan, persiapan, tiap tahapan proses produksi, bahkan sampai pengiriman.

Sistem pengecekan yang baik bisa menemukan adanya indikasi material maupun produk yang bermasalah. Tetapi itu saja belum cukup. Perlu juga adanya aturan “Hold” dan “Release” atau penanganan produk yang tidak sesuai.

Tujuan utama dari aturan ini adalah mencegah produk yang bermasalah terkirim ke pelanggan. Prosedur dan praktek Hold & Release yang baik meliputi :

1. Penahanan (Hold) material/produk bermasalah beserta material/produk yang dicurigai terkena dampaknya
2. Pembagian kategori Hold berdasarkan tingkat bahaya dari masalah yang ditemukan, misal kategori A untuk masalah mutu minor seperti penampakan, kategori B untuk yang berdampak besar terhadap kepuasan pelanggan atau keamanan pangan
3. Terdapat pemisahan secara fisik terhadap material/produk yang bermasalah di tempat khusus
4. Terdapat label untuk identifikasi yang jelas untuk material/produk yang berada dalam status “Hold”, “Release”, “Reject”, “Rework”, dan lain-lain. Penggunaan label dengan warna berbeda akan lebih baik
5. Pengambilan keputusan terhadap produk yang di-Hold dilakukan dalam batas waktu yang terbatas, misal maksimal 2 minggu
6. Pemantauan terhadap jumlah barang yang berstatus Hold, maupun yang sudah diputuskan untuk dimusnahkan atau dikerjakan ulang (rework) dilakukan secara berkala untuk memastikan tidak ada material bermasalah yang terpakai atau produk bermasalah yang terkirim ke pelanggan
7. Dibuat pencatatan (misal dengan log book) untuk pemantauan material/prorduk yang bermasalah sehingga kapan saja bisa selalu diketahui produk yang sedang berstatus Hold, kapan ditemukan, di mana lokasinya, bagaimana perkembangan keputusannya, dll
8. Pemusnahan material/produk yang bermasalah dilakukan dengan pengawasan dan dibuatkan berita acara pemusnahan yang ditandatangani oleh saksi
9. Jika produk bermasalah terlanjur terkirim ke pelanggan, informasi harus diberikan ke pelanggan agar produk tidak digunakan. Penarikan produk (recall) atau pemusnahan di tempat pelanggan bisa dilakukan pada kasus ini.
10. Ditunjuk penanggung jawab yang jelas untuk aktivitas Hold, pengecekan ulang, pengambilan keputusan, pemantauan jumlah produk Hold, komunikasi dengan pihak terkait, penarikan produk, serta pemusnahan barang.