Melangkah dengan Nyaman Menuju Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan

Dalam sebuah industri pangan, banyak faktor yang berpengaruh terhadap perkembangan bisnis perusahaan.  Pelanggan adalah salah satu faktor yang utama.  Keinginan pelanggan pun semakin beragam, mulai dari mutu produk, harga, ketepatan pengiriman, dan lain-lain.

Saat ini, telah banyak pelanggan yang memilih pemasoknya bukan hanya dari sisi mutu produk pangan yang akan digunakan atau dikonsumsinya.  Pelanggan juga menuntut produsen pangan untuk menjamin bahwa mutu yang disajikan akan terus-menerus konsisten.  Disamping mutu, isu mengenai pangan yang aman juga merupakan tuntutan.

Karena itu, produsen pangan, baik pangan siap santap ataupun material untuk industri pangan perlu memiliki sistem yang baik, yang menjamin bahwa produk yang dihasilkannya aman dan bermutu.  Untuk meyakinkan pelanggan bahwa sebuah perusahaan pangan telah menerapkan sistem manajemen yang baik, bisa dilakukan melalui beberapa cara, seperti:

• Pelanggan datang dan melakukan audit sendiri ke perusahaan tersebut.  Biasanya ini dilakukan oleh industi pangan yang besar
• Pelanggan meminta bantuan kepada pihak tertentu untuk melakukan penilaian berupa audit atas nama pelanggan terhadap sistem manajemen perusahaan tersebut dengan sistem yang ditetapkan oleh pelanggan.
• Perusahaan memanggil sendiri lembaga sertifikasi untuk mengaudit sistem yang mereka terapkan dan mengeluarkan sertifikat sesuai ruang lingkup audit.  Dengan demikian sertifikat ini bisa ditunjukkan kepada pelanggannya, atau siapapun, sebagai jaminan bahwa sistem yang diterapkan sudah efektif.

Pilihan apapun yang diambil oleh sebuah industri pangan, semuanya memerlukan penerapan sistem yang baik.  Hasil audit hanya akan baik jika sistem diterapkan secara serius dengan komitmen yang tinggi.

Untuk industri pangan yang ingin mendapatkan sertifikasi sistem manajemen mutu dan keamanan pangan, secara umum ada beberapa hal yang harus dipersiapkan, antara lain:

1. Komitmen

Komitmen selalu datang di awal.  Ketika sebuah industri pangan memutuskan untuk mendapatkan sertifikasi sistem manajemen, maka dari level tertinggi perusahaan harus memberikan komitmen yang tinggi dalam menyiapkan segala hal yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tersebut.

2. Pemilihan sistem yang akan diterapkan

Banyak pilihan sistem manajemen mutu dan keamanan pangan yang akan diterapkan, seperti ISO 22000, ISO 9001, HACCP, BRC, FSSC, dan lain-lain.  Tentunya ini perlu ditetapkan di awal berdasarkan kebutuhan internal perusahaan, tuntutan pelanggan, peraturan yang berlaku, atau sumber daya yang tersedia.

3. Penyusunan sistem

Sistem manajemen mutu dan keamanan pangan yang baik, tidak tercipta begitu saja dalam sekejap.  Bagi industri pangan yang samasekali belum memiliki sistem, perlu waktu dan tahapan-tahapan tertentu untuk penyusunannya.  Bagi industri yang sudah ”setengah jalan”, perlu dilakukan identifikasi bagian mana dari sistemnya yang belum lengkap dan melengkapi sesuai dengan persyaratan standar yang akan dijadikan acuan sertifikasi.  Bagi perusahaan yang merasa sudah siap, masih perlu melihat juga sejauh mana sistem sudah berjalan, terutama dalam masalah pemahaman, kesadaran, serta konsistensi personelnya dalam menjalankan sistem.  Untuk mempermudah penyusunan sistem, industri pangan bisa berkonsultasi dengan lembaga yang kompeten.

4. Persiapan infrastruktur

Salah satu hal yang menjadi pertimbangan besar bagi manajemen puncak dalam menuju sertifikasi sistem manajemen mutu dan keamanan pangan adalah infrastruktur.  Terutama bagi perusahaan yang pada saat awal berdirinya belum mengikuti persyaratan infrastruktur yang sesuai untuk industri pangan.  Umumnya anggaran yang harus dipersiapkan untuk infrastruktur tidaklah kecil, sehingga banyak manajemen yang ”maju-mundur” (menunda-nunda) untuk mengambil sertifikasi sistem.

5. Persiapan dokumentasi

Sebuah sistem yang baik didukung oleh dokumentasi yang juga baik dan memenuhi persyaratan.  Dokumen bukan saja harus ada dan lengkap, tetapi juga harus terkendali.

6. Persiapan dalam implementasi (konsistensi)

Audit sertifikasi dilakukan oleh pihak eksternal, yaitu auditor dari lembaga sertifikasi sebagai pihak ketiga yang independen.  Salah satu cara auditor memastikan keefektifan sistem adalah dengan melihat apakah sistem tersebut diterapkan secara konsisten.  Perusahaan yang diaudit sertifikasi harus mempersiapkan diri dengan memastikan bahwa sistem yang dibangun sudah dilakukan secara konsisten sebelum memanggil lembaga sertifikasi.

7. Persiapan mental

Di luar urusan teknis, persiapan yang dilakukan juga harus mencakup hal non-teknis.  Dalam menghadapi auditor eksternal, personel yang ditunjuk untuk mendampingi atau diaudit perlu mempersiapkan diri sehingga tetap tenang dalam proses audit.  Pada beberapa kasus, terdapat auditee yang tidak tepat dalam menjawab auditor dan gagal menunjukkan dokumen yang dibutuhkan karena gugup pada saat berhadapan dengan auditor.  Tentunya ini menghambat proses audit, bahkan bisa membuat hasil audit terlihat kurang baik.

8. Memilih lembaga sertifikasi

Sambil melakukan semua persiapan internal di atas, maka perlu ditentukan lembaga sertifikasi yang akan diundang untuk melakukan audit.  Lembaga inilah yang nantinya akan menjadi penentu apakah perusahaan yang diaudit bisa direkomendasikan untuk mendapatkan sertfikasi atau tidak.

Lalu, bagaimana cara memilih lembaga sertifikasi yang akan digunakan?  Ada beberapa hal yang bisa dijadikan pertimbangan untuk memilih lembaga sertifikasi, antara lain:

kebutuhan pelanggan

Beberapa pelanggan terkadang memiliki kecenderungan untuk meminta atau merekomendasikan kepada supplier-nya untuk menggunakan lembaga sertifikasi tertentu, umumnya lembaga sertifikasi yang sama dengan yang mereka gunakan

kebutuhan internal

Sertifikasi berlaku untuk ruang lingkup tertentu, termasuk untuk satu lokasi tertentu.  Sehingga untuk perusahaan yang memiliki beberapa cabang, audit sertifikasi dilakukan di semua atau beberapa cabangnya.  Perusahaan seperti ini sering merasa lebih nyaman menggunakan satu lembaga sertifikasi untuk semua cabangnya yang disertifikasi.

akreditasi

Lembaga sertifikasi bertugas mengaudit dan merekomendasikan hasil audit ke lembaga akreditasi.  Setiap negara memiliki lembaga akreditasi masing-masing, seperti KAN (Komite Akreditasi Nasional) di Indonesia, UKAS di Inggris, JAS-ANZ di Australia dan New Zealand, dan lain-lain.  Pelanggan tertentu kadang meminta akreditasi tertentu pula.  Pilih lembaga sertifikasi yang menggunakan akreditasi yang sesuai kebutuhan.

pengalaman lembaga

Audit dari pihak eksternal seperti lembaga sertifikasi diharapkan bukan hanya mampu memberikan penilaian terhadap sistem, tetapi juga mampu memberi masukan bagi  perusahaan yang diaudit.  Untuk itu, pengalaman dari lembaga sertifikasi dalam hal ini menjadi sangat penting.  Pengalaman sebelumnya di industri sejenis tentunya mempermudah lembaga sertifikasi dalam menilai sistem.

pengalaman individu auditor

Selain pengalaman secara lembaga, pengalaman individu yang melakukan audit (auditor) juga menambah kepercayaan perusahaan terhadap proses dan hasil audit.  Auditor yang berpengalaman juga mampu berbagi banyak hal dari pengalamannya tersebut sebagai masukan untuk peningkatan sistem

kemudahan pengaturan jadwal audit

Salah satu faktor penting dalam audit sertifikasi adalah menentukan tanggal audit, terutama jika perusahaan yang akan disertifikasi memiliki target waktu yang ketat serta kesibukan atau aktivitas yang padat.  Kemudahan untuk berkomunikasi dengan lembaga sertifikasi serta fleksibilitas pengaturan jadwal audit sangat berarti dalam hal ini.

anggaran untuk audit sertifikasi dan audit surveillance

Sertifikasi sistem manajemen mutu dan keamanan pangan seperti ISO 9001, ISO 22000, dan lain-lain umumnya berlaku selama 3 tahun.  Selama kurun waktu 3 tahun tersebut, sistem yang disertifikasi tersebut harus dipastikan tetap berjalan dengan efektif.  Untuk itu dilakukanlah audit setiap 6 bulan atau 12 bulan yang dikenal dengan nama audit surveillance.  Semua ini tentunya membutuhkan biaya, dan dalam banyak kasus efisiensi biaya juga menjadi salah satu faktor penentu.  Namun, perlu diingat, ini bukan merupakan faktor utama apalagi menjadi satu-satunya pertimbangan.  Kemampuan sebuah proses dan hasil audit untuk mencapai tujuan perusahaan adalah nomor satu.

Lalu, apa langkah-langkah yang harus ditempuh oleh industri pangan untuk meraih sertifikasi tersebut?  Jalan seperti apa yang terbaik?

Bagi inidustri pangan yang belum memiliki sistem atau masih dalam proses penyusunan sistem, tahapan yang dilakukan adalah sebagai berikut:

1. Persiapan untuk menyusun sistem

Untuk mempersiapkan project penyusunan sistem manajemen keamanan pangan, maka perlu ditunjuk personel yang akan menjadi koordinator atau wakil manajemen.  Selain itu perlu juga dibentuk tim project serta tim audit internal yang diketuai oleh seorang koordinator audit internal.

2. Penilaian kondisi awal

Sebelum mulai menyusun sistem, perlu diketahui kondisi yang ada, aturan-aturan atau prosedur-prosedur yang sudah dibuat dan diterapkan, serta sejauh apa kondisi tersebut dibandingkan dengan sistem yang akan diterapkan.

3. Pelatihan

Personel yang terlibat dalam penyusunan dan penerapan sistem perlu dibekali dengan pemahaman terhadap persyaratan dalam standar serta cara menerapkan persyaratan tersebut.  Untuk itu, tim yang dibentuk perlu diberi pelatihan yang sesuai.   Pelatihan semacam ini bisa dilakukan dengan mengundang pihak eksternal yang kompeten.  Dalam pelatihan bisa disampaikan contoh nyata penerapan yang sesuai dan tidak sesuai standar berdasarkan hasil penilaian kondisi awal yang telah dilakukan untuk memudahkan peserta pelatihan dalam memahami standar.

4. Penyusunan dokumentasi

Tahap berukutnya adalah penyusunan dokumentasi.  Dokumentasi merupakan hal yang penting dalam sebuah sistem manajemen.  Dokumentasi menjabarkan segala sesuatu yang berlaku dalam sistem.  Perusahaan yang menerapkan sistem manajemen mutu dan keamanan pangan harus memiliki dokumentasi yang lengkap mulai dari kebijakan, target, pemetaan proses bisnis, PRP, HACCP, prosedur, instruksi kerja, ceklis, form, sampai catatan bukti pelaksanaan aktivitas yang ada dalam sistem.  Untuk menjamin tersusunnya dokumentasi sistem yang baik, perusahaan juga bisa mencari contoh acuan atau bimbingan dari lembaga yang berpengalaman.

5. Penerapan sistem

Tanpa penerapan yang konsisten, sistem hanya akan berakhir di atas kertas.  Agar tidak terjadi demikian, setelah fase penyusunan dokumentasi selesai, maka aturan, prosedur, instruksi dan segala hal terkait sistem lainnya harus segera disosialisasikan ke level yang sesuai dalam perusahaan.  Setelah itu, implementasi sudah bisa mulai berjalan dan pada tahap selanjutnya perusahaan harus sudah bisa melakukan penilaian secara mandiri atau audit internal yang dilakukan oleh tim yang sudah dibentuk sejak awal.  Dari hasil audit, jika ditemukan ketidaksesuaian, tentunya perusahaan harus melakukan tindakan perbaikan.

6. Penilaian dari lembaga eksternal (lembaga sertifikasi)

Setelah semua tahap di atas dilakukan, maka perusahaan siap untuk mengundang auditor dari lembaga sertifikasi untuk menilai sistem manejemen mutu dan keamanan pangan  yang sudah diterapkan.  Perlu diingat untuk memberi jarak beberapa bulan (idealnya kurang-lebih 3 bulan) sejak awal implementasi sampai audit sertifikasi.  Dengan demikian sistem yang berjalan sudah akan nampak konsistensinya.

Untuk audit sertifikasi sendiri, langkah-langkah yang dilakukan oleh perusahaan adalah sebagai berikut:

• Tentukan ruang lingkup audit, meliputi jenis produk / kategori produk / line produksi, lokasi audit, departemen yang diaudit, dan standar yang digunakan sebagai kriteria audit
• Sebelum audit sertifikasi dilakukan, undang lembaga sertifikasi untuk melakukan audit awal.  Istilah yang digunakan bisa pre-audit, preliminary audit, gap analysis, initial assessment, dan lain-lain.  Ini umumnya optional, atau tidak wajib dilakukan.  Jika dilakukan bisa memberi keuntungan berupa masukan mengenai hal-hal yang harus diperbaiki sehingga tidak ditemukan lagi saat dilakukan audit sertifikasi.
• Audit sertifikasi umumnya bisa dilakukan dalam dua tahap.  Pada tahap pertama, yang lebih banyak dilihat adalah sistem secara keseluruhan, termasuk dokumentasinya.  Tahap kedua atau tahap akhir berfokus pada efektifitas DAN konsistensi perusahaan dalam menerapkan sistem manajemen
• Tergantung pada kasusnya, terkadang ditemukan ketidaksesuaian yang menyebabkan auditor harus melakukan verifikasi (follow up audit) untuk memastikan tindakan perbaikan sudah dilakukan dengen baik.
• Untuk menjamin sistem berjalan terus-menerus secara konsisten, maka dilakukan audit surveillance secara periodik.  Biasanya tiap 1 tahun atau 6 bulan.  Pada saat audit surveillance umumnya auditor tidak mengaudit seluruh sistem, namun hanya beberapa departemen saja yang dianggap perlu diaudit.
• Setelah masa berlaku sertifikat habis (3 tahun), maka akan dilakukan audit untuk re-sertifikasi.  Audit ini dilakukan seperti audit pertama kali dengan melibatkan semua departemen yang termasuk dalam ruang lingkup.

Dengan sedemikian banyak hal yang harus dipersiapkan, serta sedemikian panjang langkah yang harus ditempuh, tentunya ada kendala-kendala yang harus diatasi sehingga tujuan untuk memiliki sistem yang baik dan bersertifikat dapat terwujud.  Di antara kendala-kendala yang muncul pada saat proses sertifikasi, berikut ini beberapa hal yang bisa menjadi masukan

1. Sistem ala kadarnya

Meskipun tidak seharusnya demikian, masih ada perusahaan yang hanya menginginkan sertifikat saja.  Sistem disusun seadanya, minimum persyaratan sekedar terpenuhi, dan implementasi sistem bisa berhenti setelah sertifikat didapat.  Untuk mengatasi hal ini, manajemen perlu melihat kembali hubungan antara nilai investasi yang ditanamkan untuk menyusun sistem dan mendapatkan sertifikat dibandingkan dengan keuntungan bisnis jangka panjang yang didapat.  Secara jangka pendek bisa jadi hal ini terlihat sangat menguntungkan, namun secara jangka panjang sistem yang bobrok akan menjadi bumerang bagi perusahaan yang menerapkannya.

2. Komitmen yang tidak tampak

Setidaknya ada 3 level komitmen yang penting dalam penerapan sistem manajemen.

Level 1 adalah komitmen dari manejemen puncak

Level 2 adalah komitmen dari tim penyusun sistem

Level 3 adalah komitmen dari pelaksana di lapangan

Ketika salah satu dari komitmen tersebut tidak muncul, maka sistem tidak akan berjalan efektif.  Akibatnya, tujuan untuk diaudit oleh lembaga sertifikasi tidak bisa tercapai .  Untuk itu, manajemen puncak perlu menyampaikan dan memperlihatkan sendiri kepada seluruh perusahaan bahwa manajemen juga memiliki komitmen yang kuat terhadap sistem.  Jika di level atas sudah konsisten, maka di level lainnya komitmen akan lebih mudah mengikuti.

3. Sistem yang tidak disosialisasikan

Untuk menjamin sistem berjalan dengan baik, perlu didukung pemahaman yang baik pula.  Adanya ketidaktahuan terhadap aturan, prosedur, atau instruksi tertentu menyebabkan ketidakkonsistenan dalam penerapan.  Ujung-ujungnya, hasil audit menyatakan bahwa sistem tidak berjalan dengan baik.  Untuk mengatasi hal ini, perlu ada satu perencanaan khusus dan matang untuk sosialisasi seluruh hal yang terkait dengan sistem manajemen mutu dan keamanan pangan yang diterapkan.  Realisasi dari perencanaan ini harus dipantau untuk memastikan bahwa sosialisasi berjalan sesuai tujuan.

4. Implementasi yang kehilangan konsistensi

Kurangnya komitmen atau sosialisasi yang buruk bisa menyebabkan implementasi yang tidak konsisten.  Untuk mengatasi kendala ini, selain meningkatkan komitmen dan  sosialisasi, pemantauan dan verifikasi hasil implementasi yang efektif juga perlu ditingkatkan.

5. Gugup dalam menghadapi auditor

Masih banyak orang yang merasa takut ketika mendengar kata ”auditor”.  Biasanya kemungkinan ini terjadi  pada orang-orang yang baru pertama diaudit.  Kesalahan dalam menjawab auditor atau kegagalan menunjukkan bukti implementasi dikarenakan foktor kegugupan bisa merusak hasil audit.  Untuk mengatasi kendala ini, pilihlah orang yang memiliki kepercayaan diri yang tinggi sebagai auditee.  Persiapkan juga dokumen-dokumen terkait sehingga mudah diambil selama audit berlangsung (jika diperlukan)

6. Tidak memahami maksud pertannyaan auditor

Auditor terkadang menggunakan istilah yang mungkin tidak dipahami oleh personel yang diaudit.  Jika terjadi hal demikian, usahakan untuk menanyakan kembali kepada auditor mengenai maksud pertanyaannya.  Jangan ada personil yang menjawab sesuatu yang tidak dipahami atau menjawab pertanyaan auditor padahal bukan di area yang menjadi tanggung jawabnya.

7. Tidak mengerjakan dokumen sendiri

Perusahaan yang ingin mendapatkan sertifikasi secara instant mungkin melakukan kesalahan yang fatal dalam menyusun dokumennya, yaitu dengan meminta bantuan pihak eksternal untuk dibuatkan manual, prosedur, instruksi, form, dan lain sebagainya.  Hal ini bisa menyebabkan sistem tidak dipahami sama sekali oleh penanggung jawab maupun pelaksananya.  Pada gilirannya, ini menyebabkan auditee tidak dapat menjawab pertanyaan auditor dengan benar.  Pencegahannya adalah dengan melibatkan tim secara aktif dalam penyusunan dokumentasi.  Dengan demikian tahap penyusunan dokumen bukan hanya menghasilkan dokumen itu sendiri, tetapi juga membuat tim dalam perusahaan mampu membuat dokumentasi yang sesuai persyaratan standar.

8. Tidak menampilkan auditee yang benar

Untuk membantu auditor melakukan tugasnya, perusahaan perlu memastikan bahwa personil yang ditugaskan menjawab pertanyaan auditor adalah personel yang memang bertanggung jawab atau menjadi pelaksana aktivitas yang sedang diaudit.  Dengan begitu, potensi kesalahan dalam menjawab serta kesalahan persepsi dari auditor dapat dikurangi.

Dari semua hal di atas, yang terpenting adalah bagaimana sebuah industri pangan bisa menyusun sistem yang efektif, bisa menerapkan, memelihara, serta meningkatkan sistemnya secara terus-menerus.  Sertifikasi hanyalah salah satu buah dari sistem yang efektif.  Jika sistem sudah efektif, maka kapanpun dan siapapun yang datang untuk mengaudit akan memberikan penilaian yang juga baik.  Konsumen pun akan menilai baik industri pangan tersebut karena menjamin mutu dan keamanan pangannya secara konsisten untuk kebutuhan konsumen. Pada akhirnya, hal ini tentunya akan memberikan dampak positif terhadap perkembangan bisnis perusahaan.